Jos postilaatikkosi saa sinut huolestumaan, yritä asettaa terveet rajat sen suhteen, milloin ja missä tarkistat sen.
Se on luultavasti yksi ensimmäisistä asioista, joita teet herätessäsi ja viimeisten tilaustesi joukossa joka ilta: Tarkista sähköpostisi. Ja tässä vaiheessa jopa sähköposti -ilmoitusten ääni saattaa riittää hampaiden asettamiseen reunaan.
Yli kaksi kolmasosaa etätyöntekijöistä sanoo matkustavansa mieluummin töihin, jos se merkitsisi vähemmän sähköpostiviestejä ja ilmoituksia, Superhumanin ja markkinatutkimusyrityksen Wakefield Researchin huhtikuussa 2021 tekemän tutkimuksen mukaan.
Mainos
Tutkimuksessa kävi myös ilmi, että 63 prosenttia työntekijöistä sanoo lähettävänsä todennäköisemmin välittömän vastauksen pomonsa tai työtoverinsa sähköpostiin kuin tekstiviestiin tai suoraan perheen tai ystävien viestiin.
Käännös: Sähköposti on jatkuva läsnäolo elämässämme, ja se stressaa meitä.
Emme ehkä pysty pääsemään siitä eroon kokonaan, mutta voit tehdä joitain asioita sähköpostin aiheuttaman stressin poistamiseksi. Toimi seuraavasti:
1. Aseta aikataulu
Sähköpostisi päivittäisten tarkastuskertojen vähentäminen on todella tärkeää, sanoo tohtori Marsha Brown, lisensoitu psykologi, joka keskittyy stressiin ja mielenterveyden hallintaan. Hän ennustaa, että useimmat ihmiset tarkistavat postilaatikonsa noin 20-30 kertaa päivässä, mutta hän suosittelee tämän määrän pienentämistä lähemmäs kolme kertaa päivässä.
Mainos
”Kolme on mielivaltainen luku, mutta sinun on vain aloitettava jostain ja rajoitettava sähköpostisi tarkistusten lukumäärää”, Brown sanoo. ”Sähköpostisi tarkistamisen pysäyttäminen jatkuvasti todella vähentää tuottavuuttasi.”
Ajoita sen sijaan tietyt kellonajat päivän aikana, jolloin luet sähköpostiviestejä ja vastaat niihin, kuten klo 10.00 ja 13.00. ja esimerkiksi klo 16.00. Jos työsi vaatii sinua tarkistamaan sähköpostisi useammin, voit ajoittaa enemmän kertoja päivän aikana, mutta tärkeintä on vähentää kokonaismäärää ja keskittyä muihin kuin sähköpostitehtäviin näiden sisäänkirjautumisaikojen välillä.
Mainos
2. Rajoitusilmoitukset
Jos koet houkutusta tarkistaa sähköpostisi heti, kun saat viestit, voit ajoittaa ilmoituksesi näkymään vain valitsemillasi aikoina. Tätä lähestymistapaa kutsutaan ”eräilyksi”.
Boomerangin kaltaisten sovellusten avulla voit vastaanottaa sähköpostiviestejä erissä. Boomerang on yhteensopiva Gmailin ja Outlookin kanssa.
Brown kannustaa ihmisiä ottamaan askeleen pidemmälle ja poistamaan kaikki ilmoitukset käytöstä, jos he haluavat tehdä niin. ”Jos asetamme rajoja sähköpostin tarkistamisen kannalta, et tarvitse ilmoituksia”, hän sanoo.
Mainos
Tämä ei ehkä toimi kaikille, toteaa Kostadin Kushlev, PhD, psykologian professori Georgetownin yliopistossa. Joulukuussa 2019 tehdyssä Tietokoneet ihmisen käyttäytymisessä -tutkimuksessa Kushlev ja hänen kollegansa havaitsivat, että kaikkien ilmoitusten poistaminen käytöstä aiheutti monille FOMO -menetyksen – pelon menettämisestä – ja ahdistusta.
Jos näin on sinulle, Kushlev suosittelee ”Älä häiritse” -toiminnon hyödyntämistä. ”Älä häiritse on tullut paljon älykkäämmäksi”, hän sanoo. ”Voit ottaa Älä häiritse -tilan käyttöön tietyn ajan. On [myös] mahdollisuus ottaa se käyttöön, kun olet tietyllä alueella. ”
Jos esimerkiksi matkustat läheiseen kahvilaan tekemään töitä, voit ottaa Älä häiritse -asetuksen käyttöön kyseisessä paikassa, Kushlev sanoo.
Aiheeseen liittyvä lukeminen
7 päivän Kickstart-suunnitelmasi voittaa uupumuksen
3. Vältä sähköpostien tarkistamista työajan ulkopuolella
”Älä tarkista sähköpostiasi ensimmäisenä, kun heräät aamulla”, Brown sanoo. ”Se pohjimmiltaan asettaa sinut polulle koko päivän ajan vain stressaantumaan ja yrittämään sammuttaa tulipaloja.”
Brown ehdottaa, että annat itsellesi vähintään 30 minuuttia tai jopa tunnin, jos voit, ennen kuin tarkistat sähköpostisi aamulla. Hän uskoo, että jokainen tarvitsee aikaa purkamiseen ennen työasioiden käsittelyä.
Tämä koskee myös postilaatikon tarkistamista ennen nukkumaanmenoa. ”Päivän päätteeksi, kun olet valmis menemään nukkumaan, haluat, että mielesi kääntyy alas ja valmistautuu nukkumaan. Mutta jos tarkistat sähköpostit, mielesi siirtyy ongelmanratkaisutilaan,” Brown sanoo.
Kun mielesi on keskittynyt työhön, voi olla hyvin vaikeaa kiinnittää huomiota muihin asioihin, kuten uneen tai perheaikaan. Itse asiassa pomon tai työtoverin ilmoituksen näkeminen voi häiritä sinua perheen ja ystävien kanssa jaetusta ajasta, Kushlev sanoo.
4. Tunnista stressisi lähde
Kun määrität, mistä stressin lähde tulee, kun lähetät ja vastaanotat sähköpostiviestejä, voit päästä jonkinlaiseen ratkaisuun, Brown sanoo.
Tunnistaakseen, mikä sinua stressaa, hän ehdottaa, että havaitset pieniä muutoksia käyttäytymisessä. Brownin mukaan tässä on joitain varoittavia merkkejä, joita kannattaa varoa:
- Kynsien pureminen
- Leikkii hiuksillasi
- Leppoisa oleminen
- Pahoinvointi
- Kuiva suu
Jos lähetät sähköpostia tietyille ihmisille tai lähetät tietyntyyppisiä sähköpostiviestejä, saatat kokea jonkin näistä merkkivaloista, tilanteissa saattaa olla jotain, mikä stressaa sinua, Brown sanoo.
Kun lähde tulee sinulle selväksi, hän suosittelee ratkaisun löytämistä, kuten keskustelua jonkun tiimisi kanssa tai aikaa katkaista yhteys.
Aiheeseen liittyvä lukeminen
9 tapaa parantaa mielenterveyttäsi
5. Astu pois tietokoneesta
”Varmista, että useasti päivässä pääset pois tietokoneeltasi”, Brown sanoo, ”Käytä viisi minuuttia päästäksesi ulos ja vain tekemään jotain muuta ja keskittymään johonkin muuhun.”
Brownilla on tekniikka, jota hän kutsuu Viiden minuutin nollaus. Työn aiheuttaman stressin hallitsemiseksi hän suosittelee vähintään viiden minuutin poistumista työalueeltasi, kun alat tuntea olosi ylikuormitetuksi.
Muutamia toimintoja, joita hän ehdottaa viiden minuutin nollauksen aikana, ovat:
- Syvähengitysharjoituksia
- Keitä itsellesi kuppi teetä tai kofeiinitonta kahvia
- Venyttely
- Häiritse itseäsi värityssovelluksilla tai nopeilla puhelinpeleillä, kuten logiikkapeleillä
- Rentouttavan musiikin tai positiivisen mielialan soittolistan kuunteleminen suosikkikappaleidesi kanssa
6. Älä vastaa, kun olet ahdistunut tai vihainen
Jos viha tai ahdistus nousee esiin, kun vastaat sähköposteihin, ”saatat päätyä sanomaan jotain, mitä et ehkä tarkoita tai jotain, joka ei ehkä ole etusi mukaista”, Brown sanoo, mikä voi johtaa enemmän stressiä ja ahdistusta.
On parasta odottaa tunti tai kaksi ja tarkistaa sitten miltä sinusta tuntuu. Jos et vieläkään ole rauhallinen, Brown kehottaa odottamaan vastausta seuraavaan päivään.
Toinen Brownin ehdotus: Jos olet todella hermostunut sähköpostien kirjoittamisesta täydellisesti tai et löydä oikeita sanoja, pyydä sen sijaan puhelu.
7. Peruuta sähköpostilistojen tilaus
”Meillä kaikilla on ollut kokemus, jossa annat sähköpostiosoitteesi yhdelle yritykselle tai organisaatiolle ja yhtäkkiä olet tilannut joukon erilaisia luetteloita”, Brown sanoo. ”Se voi olla todella ylivoimaista, koska se tukkii sähköpostisi. Se myös vie keskittymisesi asioista, joihin sinun pitäisi keskittyä.”
Jos postituslistojen tilauksen peruuttaminen manuaalisesti on liian aikaa vievää, eri sovellukset tekevät sen puolestasi. Puhdas sähköposti on sovellus, joka lähettää tilauspyynnöt puolestasi. Jos postituslista ei täytä pyyntöä, sovellus estää ne puolestasi. Se on yhteensopiva verkkoselainten sekä Apple- ja Android -laitteiden kanssa, ja se toimii kaikilla alustoilla, mukaan lukien Gmail, Yahoo! Mail, Outlook ja Office 365.
Gmail Unsubscribe on ilmainen laajennus, joka voidaan lisätä Google Chrome -selaimeesi ja joka peruuttaa automaattisesti postituslistojen tilauksen. Tilauksen peruuttamisen jälkeen se kokoaa Google Sheet -asiakirjan, jossa luetellaan tilauksen peruutus, jos jotain on peruutettava.
Mainos